La comunicación oral:
claves para realizar buenas presentaciones

Primer consejo: aprende de los mejores

¿Quién ha realizado las mejores presentaciones en los últimos diez años? Es difícil y peligroso contestar una pregunta tan general como ésta. Todo depende del punto de vista, de cómo se mida. Pero elijamos a alguien para tomarlo como ejemplo: Steve Jobs, que fue nombrado a finales de 2009 “Director ejecutivo de la década”. Steve Jobs fue considerado uno de los ejecutivos más brillantes y relevantes del mundo de los negocios de las últimas décadas. Sus presentaciones en las ferias de Apple eran momentos estelares seguidos como si de un acto religioso se tratase por miles de fans y con enorme atención por expertos y periodistas de todo el mundo (Por qué nos vuelve locos Steve Jobs sobre un escenario).

Las presentaciones de los productos de Apple por Steve Jobs estaban preparadas al milímetro: se cuidaban todos los detalles, desde la ropa de Steve Jobs hasta cada una de sus palabras (con sus pausas) y las imágenes que se mostraban en la presentación.

Evidentemente, el estilo de las presentaciones de Steve Jobs no es apropiado para todo tipo de presentación, ni todo el mundo se puede comportar como una “estrella de televisión” como el fallecido fundador de la compañía de la manzana, pero ciertos aspectos sí que pueden aplicarse en cualquier presentación. ¿Cuál es el secreto de las presentaciones de Steve Jobs? En Internet se pueden encontrar numerosos artículos dedicados a analizarlas, incluso se ha escrito un libro al respecto. Del autor de este libro, Carmine Gallo, podemos encontrar varios recursos gratuitos en Internet que nos enseñan algunos de los secretos del éxito de las presentaciones de Steve Jobs:

• El artículo Uncovering Steve Jobs’ Presentation Secrets que identifica los cinco elementos clave de las presentaciones de Steve Jobs: un titular, un villano, una diapositiva sencilla, una demostración y un momento sagrado.
• El artículo Steve Jobs’ Presentation Secrets que presenta numerosos ejemplos tomados de las presentaciones de Steve Jobs.
• La presentación The Presentation Secrets of Steve Jobs: How to Be Insanely Great in Front of Any Audience que resume el libro del mismo nombre.
• El vídeo Present Like Steve Jobs que en menos de 7 minutos te descubre alguno de sus secretos.

A partir de los materiales anteriores se pueden establecer algunas de las técnicas que empleaba Steve Jobs para “electrificar” a su público en sus presentaciones:

1. Establece el tema principal de la presentación desde el principio.
2. Usa el tema de forma clara y consistente a lo largo de toda la presentación.
3. Crea un titular que establezca la dirección de tu presentación.
4. Proporciona un esquema de la presentación donde se establezcan sus diferentes secciones.
5. Inicia y termina cada sección con una transición clara.
6. Muestra entusiasmo y pasión, utiliza palabras como increíble, impresionante, extraordinario o asombroso.
7. Sorprende y excita al público.
8. Ofrece una experiencia.
9. Usa números y cantidades que se entiendan, ponlos en un contexto.
10. Emplea elementos visuales.
11. Ensaya, ensaya, ensaya.

Y una cosa más...
Steve Jobs

Pero ¿todo el éxito de las presentaciones de Steve Jobs se puede resumir en un puñado de consejos? Evidentemente, no. Éstas eran el resultado de cientos de horas de trabajo de cientos de personas: nosotros sólo veíamos a Steve Jobs, pero “detrás del telón había mucha gente” colaborando para que todo funcionase a la perfección (Behind the magic curtain). Todo ello acompañado de muchos ensayos, para que el día de la presentación nada fallase.

Además, la perfección también se logra con el tiempo y la práctica. Si se compara la presentación que hizo Steve Jobs del famoso anuncio de Apple “1984” a finales de 1983 con la presentación del iPad en enero de 2010, se puede comprobar cómo Steve Jobs cambió y mejoró su estilo en los más de 25 años que separan las dos presentaciones.

¿Cómo se logra ser un experto o un profesional en algo? Llegar a ser un experto requiere un gran esfuerzo: tiempo y dedicación. Después de estudiar la vida de varios “expertos” o “triunfadores”, Malcolm Gladwell en su libro Outliers: The Story of Success establece que son necesarias 10000 horas de práctica para llegar a ser experto en algo. Si suponemos que un año tiene 46 semanas de trabajo, y cada semana supone 40 horas de trabajo (1840 horas al año), serían necesarios cinco años y medio de práctica continuada a ese ritmo de esfuerzo para llegar a ser un experto en algo. Evidentemente, poca gente puede dedicar esa cantidad de tiempo de forma continuada a aprender algo o mejorar una habilidad, por lo que en la práctica se requiere mucho más que cinco años y medio para ser experto en algo.

Para establecer la regla de las 10 000 horas, Malcolm Gladwell se basa en diversos estudios. Uno de los mayores expertos en “cómo llegar a ser un experto” y a quien se atribuye la idea de la regla de las 10000 horas es el doctor en psicología Anders Ericsson de la Universidad Estatal de Florida. Para Anders Ericsson, la práctica deliberada no significa simplemente repetir una tarea. Por el contrario, se trata de establecer unos objetivos específicos, obteniendo una respuesta inmediata, y concentrarse tanto en la técnica como en el resultado obtenido. Es decir, para que la práctica sea significativa y produzca resultados tiene que ser consciente.

El genio es un uno por ciento de inspiración y un noventa y nueve por ciento de transpiración.
Thomas Alva Edison

Segundo consejo: la Regla 10/20/30 de PowerPoint

Guy Kawasaki, antiguo diseñador de Apple y en la actualidad un famoso empresario de capital riesgo, formuló en el año 2005 la Regla 10/20/30 de PowerPoint (The 10/20/30 Rule of PowerPoint): una presentación de PowerPoint debería tener 10 diapositivas, no durar más de 20 minutos y emplear un tamaño de texto no menor que 30 puntos. ¿Por qué? Según Guy Kawasaki:

• 10 diapositivas: una persona normal no puede comprender más de 10 conceptos sin realizar un gran esfuerzo.
• 20 minutos: aunque tengas 1 hora para dar tu presentación, utiliza 20 minutos para tu exposición y 40 minutos para la discusión.
• 30 puntos: al usar un tamaño de texto tan grande, no podrás escribir mucho texto.

Evidentemente, la regla 10/20/30 que propone Guy Kawasaki no se puede aplicar de forma generalizada a cualquier presentación. Por ejemplo, en julio de 2002, durante la O'Reilly Open Source Conference, Lawrence Lessig, reconocido crítico del actual sistema de derechos de autor y fundador de Creative Commons, realizó una presentación de casi 32 minutos de duración que contenía ¡243 diapositivas!.

Guy Kawasaki también indica la práctica y el tiempo como uno de los ingredientes para llegar a ser un experto (How to Get a Standing Ovation) y nos ofrece 11 consejos para lograr que el público se ponga de pie y nos ovacione:

1. Ten algo interesante que contar.
2. Elimina el rollo publicitario.
3. Céntrate en entretener.
4. Comprende a tu audiencia.
5. Vístete con suficiente elegancia.
6. No denigres a la competencia.
7. Cuenta historias.
8. Contacta con el público antes de la presentación.
9. Habla al principio del evento.
10. Pide una habitación pequeña.
11. Practica y habla todo el tiempo.

En su último consejo, “Practica y habla todo el tiempo”, Guy Kawasaki señala que puede ser necesario repetir una presentación hasta 20 veces para lograr un resultado decente.

Me ha costado 20 años sentirme cómodo cuando hablo en público.
Guy Kawasaki